Nuestro último artículo sobre la documentación de procesos fue de alto nivel y oficinas de cge temuco examinó algunas de las ideas generales necesarias para garantizar el éxito del objetivo de crear una cultura basada en los procesos. Ahora vamos a profundizar en algunas técnicas que pueden dar a sus documentos de procesos o procedimientos un poco de dinamismo y mucho impacto.
Cuando se trata de la documentación de procesos, el tópico de que una imagen dice más que mil palabras nunca ha sido más acertado. Cuando se trata de seguir un conjunto de instrucciones, la posibilidad de ver a qué se refiere el autor puede significar la diferencia entre la comprensión y la confusión.
Las capturas de pantalla son la forma perfecta de capturar el tipo de detalle que ilustra un gran documento de procedimiento, sobre todo en el caso de las instrucciones específicas de una aplicación. Si tienes Microsoft OneNote (viene con todas las nuevas versiones de Microsoft Office) tienes la herramienta perfecta para crear capturas de pantalla.
Una vez que tengas tu recorte de pantalla, pégalo en un documento de Word. Puede que estés creando tus procedimientos en Word, en cuyo caso ya tienes todo listo. Si haces clic con el botón derecho del ratón en la imagen, podrás guardarla como archivo de imagen, que podrás subir o insertar en cualquier programa o plataforma que estés utilizando para crear tus documentos de proceso.
Anotar para impactar
Si se toma en serio la creación de una buena documentación de procesos, Visio es una herramienta fantástica. Aparte de ofrecerte la posibilidad de dibujar diagramas de flujo de trabajo muy divertidos, Visio también es práctico para anotar imágenes con símbolos, indicadores o direcciones que ayuden a que las instrucciones sean más fáciles de seguir. Añade cursores, flechas, punteros, contenedores y todo tipo de símbolos para dar mayor énfasis. Si no tienes Visio, Publisher también funciona bastante bien para añadir texto o formas y flechas a los recortes de pantalla y guardarlos como imágenes.
El vídeo es el rey de la documentación de procesos
La última vez que quisiste aprender a hacer algo nuevo, lo más probable es que buscaras en YouTube para ver si podías encontrar un vídeo explicativo, ¿verdad? Si realmente quieres darle un toque a tus documentos de procesos, considera la posibilidad de añadirles un vídeo. Esto es especialmente útil para las actividades basadas en el ordenador.
Es posible que algunos de estos vídeos «prácticos» reciban una atención inesperada por parte de tu departamento de marketing, que siempre está buscando contenido rico para compartir con tu base de clientes.
De un extremo a otro del espectro, de la planificación de procesos de alto nivel a las complejidades de la creación de grandes procesos, lo que lo une todo es la plataforma que utiliza para almacenar su documentación. Una plataforma sólida y centralizada a la que el personal pueda acceder desde cualquier lugar es el primer paso. La clave es diseñar la plataforma teniendo en cuenta los objetivos de la organización.
